2021 – Trends im Dokumentenmanagement und der Archivierung

2021 – Trends im Dokumentenmanagement und der Archivierung

Ein Ausblick der Archivierungsexperten von KGS Software

Neu-Isenburg, 26. November 2020 – Innovationen mitgehen, smartes Einsparen und das ?bernehmen von Verantwortung sind die Trends, die im kommenden Jahr beim Dokumentenmanagement und der Archivierung den Ton angeben werden.

Ein au?ergew?hnliches Jahr liegt hinter uns und kaum jemand geht davon aus, dass wir im Januar 2021 zu “business as usual” zur?ckkehren werden. Die Archivierungsexperten von KGS haben die Marktbewegungen analysiert und mit den technischen M?glichkeiten zusammengebracht, um die Trends f?r 2021 zu identifizieren. Das Ergebnis: Unternehmen sollten Innovation mitgehen, entscheidende Einsparungen durchsetzen und Verantwortung f?r die Umwelt ?bernehmen.

1. Trend: Innovation ist headless und offen
Die Hidden Champions dieser Welt machen es vor: Sie sind nahezu unsichtbar, ?berzeugen mit Leistung und erheben keinen Anspruch auf den eigenen Auftritt. Analog dazu kann man in der Softwarebranche von “Headless Systems” sprechen. So ben?tigt beispielsweise ein f?hrendes ERP-System keine Dokumentenverwaltung mit einem eigenen Frontend. Innovativer ist es, in eine Dokumentenl?sung zu investieren, die unsichtbar im Hintergrund f?r zuverl?ssige Archivierung sorgt.
Die Offenheit der Systeme und leistungsf?hige Schnittstellen sind wichtige Voraussetzungen f?r zukunftsf?hige Gesch?ftsprozesse. Das Beispiel aus der SAP-Welt “ArchiveLink versus CMIS” verdeutlicht die anstehenden Ver?nderungen und zeigt die Innovationen auf, die mitgegangen werden sollten. So bietet CMIS im Vergleich zu ArchiveLink einen SAP unabh?ngigen und Cloud optimierten Standard, der vollumf?nglich Content Management (Metadaten, Versionierung, Rechte- und Rollenkonzepte etc.) Funktionen abbilden kann.

2. Trend: Sparen – Archivieren statt DMS und SaaS statt On-Premises
Das au?ergew?hnliche Jahr 2020 hat Worten, wie Einsparung, auf Eis gelegt und Investitionsstopp nahezu Fl?gel verliehen – das wird sich 2021 fortsetzen. Das Sparen sollte dabei jedoch nicht als Bremse f?r Innovation verstanden werden. Profitieren werden diejenigen, die sich auf das Wesentliche fokussieren und mit ver?nderten Prozessen Budgets f?r neue Felder freimachen k?nnen. So lassen sich teure und funktionsreiche DMS oder ECM Systeme etwa durch intelligente Archivierungsl?sungen, die sich schon nach kurzer Zeit rechnen, ersetzen.

Dar?ber hinaus ist damit zu rechnen, dass sich der Software-as-a-Service-Trend 2021 verst?rken wird. Selbst f?r den heiklen Bereich der Archivierung ist damit zu rechnen, dass sich SaaS in den n?chsten Jahren zum f?hrenden Betriebsmodell mausert. Neben allen allgemeinen technischen, organisatorischen und steuerlichen Vorteilen, die SaaS-L?sungen mit sich bringen k?nnen, f?llt immer auch die ver?nderte Kostenverteilung ins Gewicht. Eine Reduktion oder ein Stopp der Capex in der IT schlie?t demnach einen Systemwechsel nicht aus. Vielmehr werden neue Betriebsmodelle, wie etwa das sogenannte AaaS (Archivierung as a Service), die n?tige Ver?nderung in der Systemlandschaft bringen und den Budget-Pl?nen dennoch entsprechen k?nnen.

3. Trend: Verantwortung ?bernehmen – L?schen ist “green”
Auf der ganzen Welt entstehen gigantische Rechenzentren, Milliarden von Servern m?ssen mit Strom versorgt und gek?hlt werden. Der Grund: Je mehr Daten, desto mehr Energie wird f?r den Betrieb ben?tigt. Wer also seine Daten nicht unendlich dupliziert und vor allem regelm??ig l?scht, tut etwas f?r die Umwelt. In 2021 werden sich die Konzepte und Techniken, die f?r eine richtlinienkonforme, m?glichst autonome und intelligente Archivierung sowie L?schung von Daten sorgen, sp?rbar weiterentwickeln. Sie bilden die Grundlage f?r zuk?nftige Initiativen im Dokumentenmanagement.

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