Freeze-Dry Foods verbindet Dokumentenmanagement und ERP-System

Um digitale Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, setzt Freeze-Dry Foods auf das Dokumenten- und Informationsmanagementsystems M-Files, dass sich mittels des DMS Connector von TSO-DATA nahtlos in das bestehende ERP-System integriert

Freeze-Dry Foods steht f?r gefriergetrocknete und luftgetrocknete Ingredients f?r die moderne Lebensmittelindustrie. Als Pionier und Experte im Markt beliefert das Unternehmen seit ?ber 40 Jahren die Food-Industrie mit schonend getrockneten Fr?chten, Gem?sen, Kr?utern und Gew?rzen, Superfoods und sogar K?se: 100% nat?rlich, voll aromatisch und vielf?ltig einzusetzen. Freeze-Dry Foods ist Teil der weltweit aktiven Groneweg Gruppe mit mehr als 700 Mitarbeitenden an Standorten in Europa, den USA, Latein- und S?damerika sowie Asien.

M-Files – das intelligente Dokumentenmanagementsystem
Das umfangreiche Produktportfolio geht einher mit einer Vielzahl an Zertifikaten, Spezifikationen und Pr?fberichten, die in der Lebensmittelbranche erforderlich sind. Parallel entstehen im Alltagsgesch?ft viele weitere Dokumente, die sicher abgelegt werden m?ssen. Um diese und andere Dateien allen Mitarbeitenden schnell, einfach, ortsunabh?ngig und zu jeder Zeit verf?gbar zu machen, setzt Freeze-Dry Foods mit dem Dokumentenmanagementsystem M-Files auf digitale Prozesse. Seit der Einf?hrung mit Unterst?tzung durch die Experten von TSO-DATA vor 2 Jahren, profitieren besonders die Bereiche Qualit?tssicherung, Rohwaren-Einkauf und der Vertrieb von der flexiblen Informationsmanagementl?sung.

In M-Files werden Dokumente mit frei definierbaren Metadaten (Schlagworten) wie
-Eigenschaften (z.B. Zertifikat, Auftrag)
-Teams (z.B. Vertrieb oder Einkauf)
-Nutzerrollen
-Kunden uvm.
versehen und abgelegt, wodurch althergebrachte, un?bersichtliche Ordnerstrukturen f?r die Ablage
?berfl?ssig werden. Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie von den Anwendern aufgrund ihrer Eigenschaften gefunden werden k?nnen – und das innerhalb weniger Sekunden unternehmensweit.

Weitere Vorteile: Duplikate werden vermieden, alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellsten Version des jeweiligen Dokuments. Diese werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt – rund um die Uhr, auf verschiedensten Endger?ten.

ERP und M-Files smart verbinden mit dem DMS Connector
Ein weiterer gro?er Vorteil: M-Files kann direkt in bestehende Unternehmenssoftwarel?sungen integriert werden. Der DMS Connector, eine von TSO-DATA entwickelte Schnittstelle, verbindet Dokumentenmanagementsysteme wie M-Files direkt mit der ERP-L?sung Microsoft Dynamics 365 Business Central von Freeze-Dry Foods. Da die Einrichtung des DMS Connector besonders komfortabel gestaltet ist, konnte dieser Schritt eigenst?ndig von den Lebensmittelspezialisten durchgef?hrt werden.

Die Integration von M-Files direkt im ERP-System bietet gro?e Vorteile. Durch die Darstellung der DMS-Dropform in den Listen- und Kartenansichten ist ein ?ffnen der abgelegten Dokumente in der gewohnten Business Central-Umgebung m?glich und ein Wechseln zwischen verschiedenen Systemen/Benutzeroberfl?chen wird auf ein Minimum reduziert.

Gleichzeitig wird die Daten- und Prozessqualit?t gesteigert, denn der DMS Connector erm?glicht nicht nur das Einsehen von Dokumenten, sondern erleichtert auch die Ablage von eingehenden Dateien wie Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen oder kompletten E-Mails. Diese werden einfach per “Drag and Drop” auf die M-Files-Schaltfl?che in Business Central gelegt, es wird die entsprechende Dokumentenklasse (bspw. Vertrag, Rechnung o.?.) ausgew?hlt und der DMS Connector legt die Datei mit den zugeh?rigen Metadaten wie z.B. “Nummer” und “Kontakt” des entsprechenden Vorgangs ab.

Neben der schnellen Ablage von eingehenden Dateien, kann der DMS Connector auch die in Business Central generierten Reports, wie z.B. gebuchte Verkaufsrechnungen, automatisch mit Metadaten in M-Files archivieren. Kompliziertes Ablegen und aufwendiges Suchen entfallen, so sind stets alle relevanten Informationen sowohl in Business Central als auch in M-Files im Fokus.

“Mit der Einf?hrung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben. Wie gewohnt hat uns TSO-DATA sehr partnerschaftlich und professionell dabei unterst?tzt.
Zertifikate, Pr?fberichte und weitere Dokumente sind jetzt im Handumdrehen auffindbar und m?ssen nicht lange gesucht werden. Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit dem DMS Connector von TSO-DATA war ?u?erst einfach umzusetzen. M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erh?hten Effizienz im Tagesgesch?ft. Das best?tigen uns regelm??ig die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter.”
Dennis Alaze, Inhouse IT Consultant Freeze-Dry Foods GmbH.

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