Neues ecoMAILZ Update 1.0.8 mit Microsoft 365 Adapter und neuen Funktionen erschienen

Neues ecoMAILZ Update 1.0.8 mit Microsoft 365 Adapter und neuen Funktionen erschienen

F?r das E-Mailarchiv ecoMAILZ ist mit Build 1.0.8 das n?chste Update erschienen. Es bietet neue Funktionen und einen Microsoft 365 Adapter.

Aachen, im Januar 2022. F?r das E-Mailarchiv ecoMAILZ ist mit Build 1.0.8 das n?chste Update erschienen. Die ecoDMS GmbH bietet mit diesem Update tolle, neue Funktionen und einen Microsoft 365 Adapter.

Neue Adapter f?r Microsoft 365 zur automatischen Archivierung
ecoMAILZ bietet Importm?glichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-L?sungen und aus dem Dateisystem. Neben IMAP / POP3, Exchange und dem Dateisystem kann die Software nun auch automatisch aus Microsoft 365 archivieren. Das E-Mailarchiv ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, f?hrt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbare Informationen und Anh?nge durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern.

Export: Alle archivierten E-Mails im .eml-Format exportieren
Der Einstellungsbereich von ecoMAILZ bietet zahlreiche Funktionen zur allgemeinen Konfiguration und Verwaltung des gesamten E-Mailarchis. Ab sofort k?nnen Administratoren au?erdem die derzeit archivierten E-Mails im .eml-Format in einen zuvor ausgew?hlten Ordner exportieren.

Aufbewahrungsfristen f?r E-Mails
F?r E-Mails k?nnen bestimmte Aufbewahrungsfristen in ecoMAILZ hinterlegt werden. Nach Ablauf einer solchen Frist k?nnen die E-Mails entweder automatisch vom System oder manuell vom zust?ndigen Benutzer -mit entsprechender Berechtigung zum L?schen- entfernt werden. Anhand von passenden Schlagworten werden die E-Mails der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zugeordnet. F?r die Vergabe der Schlagw?rter k?nnen die Parameter der Volltextsuche verwendet werden.

Die eingerichteten Aufbewahrungsfristen sind nach Priorit?t sortiert. Die Oberste in der Liste hat die h?chste Priorit?t. Sollten mehrere Fristen auf eine E-Mail zutreffen, wird die Frist mit der h?heren Priorit?t zuerst ber?cksichtigt.

In ecoMAILZ stehen den zust?ndigen Benutzern eigene Schnellfilter f?r die Anzeige von E-Mails und deren Aufbewahrungfristen zur Verf?gung. Die erkannten Aufbewahrungsfristen werden zudem in den E-Mail-Details als Chip angezeigt. So l?sst sich die hinterlegte Aufbewahrungsfrist auch direkt in der E-Mail erkennen. Neben dem Namen der Aufbewahrungsfrist, zeigen die Chips au?erdem an, ob die E-Mail nach Ablauf der Frist manuell oder automatisch aus dem System gel?scht werden soll.

L?schprotokolle automatisch nach einer frei definierbaren Zeit entfernen
ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endg?ltigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr l?schbar. Dennoch m?ssen Nachrichten in Einzelf?llen gel?scht werden k?nnen. Deshalb beinhaltet die Software ein L?schkonzept nach dem 4-Augen-Prinzip, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema “DSGVO” und “GoBD” orientiert. Am Ende dieses 4-Augen-Prinzips steht ein L?schprotokoll. Darin werden die f?r den L?schvorgang beteiligten Benutzer inkl. Begr?ndungen und Datum aufgef?hrt. So ist der L?schprozess jederzeit nachvollziehbar. Ab ecoMAILZ 1.0.8 k?nnen diese L?schprotokolle mit einem Ablaufdatum versehen werden. Ist dieses erreicht, l?scht ecoMAILZ automatisch das Protokoll aus dem System.

Dies ist ein Auszug der vielen M?glichkeiten mit ecoMAILZ. Im offiziellen Changelog sind weitere Details aufgef?hrt.

Mehr Informationen zu ecoMAILZ gibt es im Internet unter www.ecodms.de

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