“Tag der Produktivität” am 20. Juni: Einheitliche Kommunikation spart Zeit und steigert die Produktivität

“Tag der Produktivität” am 20. Juni: Einheitliche Kommunikation spart Zeit und steigert die Produktivität

Schon vor der Pandemie wurde gemutma?t, inwiefern sich Homeoffice auf die Produktivit?t von Mitarbeitenden auswirken w?rde. Eine Studie aus Stanford bescheinigte schon 2013 zur ?berraschung vieler eine gesteigerte Produktivit?t bei Mitarbeitenden, die von zu Hause aus t?tig waren. Dieser Eindruck best?tigte sich w?hrend des pandemiebedingten Homeoffice-Zwangs auch in Deutschland: Erwerbst?tige im Homeoffice konnten – zumindest aus eigener Sicht – produktiver arbeiten als an ihrem normalen Arbeitsplatz. Eine DAK-Umfrage zeigte sogar eine Steigerung dieser Tendenz. 2020 sagten 57 Prozent der 7.000 befragten Arbeitnehmer:innen, dass sie im Homeoffice produktiver seien, 2021 sogar 63 Prozent.

Pausen f?hren zu erh?hter Effizienz

Eine OECD-Erhebung best?tigte dieses Bild unl?ngst auch aus Sicht der F?hrungskr?fte. ?ber 60 Prozent von ihnen glauben, dass ihre Mitarbeitenden zu Hause effizienter arbeiten und weniger Fehler machen. Nicht verwunderlich, hat der Verzicht auf kurze Phasen der Entspannung, wie er h?ufig im B?roalltag praktiziert wird, direkte Folgen: Die Konzentrationsf?higkeit sinkt, die Anzahl der Fehler steigt und die gesamte Produktivit?t leidet. Das Homeoffice hingegen erlaubt vielen mehr Freiheiten und Pausen, und zwar dann, wenn die Arbeitnehmer:innen sie f?r richtig halten.

32 Tage pro Jahr gehen an das App-Suchen und Wechseln verloren

Allerdings bestimmen unweigerlich auch Faktoren wie die technischen Voraussetzungen und Kommunikationsmittel die Produktivit?t der Arbeitnehmer:innen im Homeoffice. Viele moderne Unternehmen setzen auf verschiedenste Tools, um die Produktivit?t zu steigern, Arbeitsabl?ufe zu automatisieren, Kundenbeziehungen zu managen und die Kommunikation intern wie auch extern zu regeln. Das Wechseln zwischen und das Verwalten der verschiedenen Tools f?hren allerdings h?ufig zum gegenteiligen Effekt. Anstatt an Produktivit?t zu gewinnen, verlieren Mitarbeitende pro Jahr durchschnittlich 32 Tage, weil sie zwischen verschiedenen, vermeintlich produktivit?tssteigernden Apps hin- und herwechseln. Das Problem wird auch als “App-Overload” bezeichnet. Eine Mehrheit der IT-F?hrungskr?fte sieht darin eine gro?e Herausforderung: Den Mitarbeitenden, die unter App-Overload leiden, stehen so viele verschiedene Anwendungen in ihrem Unternehmen zur Verf?gung, dass sie letztlich nicht mehr wissen, welche die richtige f?r eine bestimmte Aufgabe ist. Auch die korrekte und schnelle Bedienung der jeweiligen Anwendungen leidet darunter.

Cloudbasierte Anwendungen auf einer Plattform konsolidieren

Zu den Apps geh?ren oft auch cloudbasierte Unternehmensanwendungen wie Microsoft 365, Salesforce und Google Workspace, die eigentlich dabei helfen sollen, Daten effektiver zu nutzen. Dieses Ziel wird meist aber nur erreicht, wenn das gesamte Arbeits?kosystem ineinander integriert ist. Daf?r ben?tigen Unternehmen eine einheitliche Plattform mit einem User-Interface, das gleichzeitig auch die Integration von Drittanbieterl?sungen erlaubt. Solch eine Plattforml?sung entlastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch alle Endnutzer:innen.

Es gibt viele Ansatzpunkte zur Integration von Workflows, die die Produktivit?t steigern: Unternehmen k?nnen beispielsweise Videomeeting-Tools in ihre Kalendersoftware integrieren, um Meetings automatisch zu planen. Auf der gleichen Plattform k?nnen Mitarbeitende dann auch miteinander chatten, Dateien, Notizen und Aufgaben austauschen und von Video-Meetings in cloudbasierte Telefonate wechseln – ohne nach der richtigen App suchen zu m?ssen. Selbst cloudbasierte Faxl?sungen k?nnen in die E-Mail-Plattform integriert werden.

Nicht zuletzt zeigen sich die Vorteile der Konsolidierung auch im Zusammenspiel mit Kundencentern. Integrieren Unternehmen ihre interne Kommunikationsplattform mit einer Contact-Center-L?sung, profitieren einerseits die Endkunden, weil ihnen bei Problemen durch direkte Kommunikationswege schnell geholfen werden kann. Laut einer Metrigy-Studie von 2021 erh?ht sich die Zufriedenheit der Kund:innen dadurch um 56,7 Prozent. Zudem steigt die Produktivit?t der Call-Center-Agenten laut Aragon Research um ganze 30 Prozent.

Viele Unternehmen setzen auch zuk?nftig auf hybride und dezentrale Arbeitsformen. Der diesj?hrige “Tag der Produktivit?t” ist eine gute Gelegenheit f?r Unternehmen, einen Schritt zur?ckzutreten und nach neuen Wegen zur Verbesserung der Produktivit?t zu suchen. Einige Unternehmen sind vielleicht zu sehr auf ihr Tagesgesch?ft konzentriert und bemerken nicht, dass sie ihre Arbeitsabl?ufe analysieren und sich mit neu verf?gbaren Technologien auseinandersetzen sollten. Eine dieser Technologien ist ein integriertes Kommunikationssystem, auf das von ?berall aus zugegriffen werden kann – es macht die Remote-Arbeit erst richtig produktiv.

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