Aufschieben war gestern: Schneller Digitalisierungserfolg im indirekten Einkauf

Ein Gastbeitrag von Walter Ahmann, Prozess- und Integrationsmanager der simple system GmbH.

Der deutsche Mittelstand hinkt beim Thema Digitalisierung nach wie vor hinterher und der indirekte Einkauf ist dabei leider keine Ausnahme. Laut Bundesnetzagentur sind aktuell nur knapp 60 % der Einkaufsabteilungen digitalisiert und liegen damit noch hinter der Transformation von Buchhaltung oder etwa Personalabteilungen. Dabei gibt es insbesondere f?r den Einkauf digitale L?sungen, die nicht nur einfach umsetzbar sind, Prozesskosten direkt senken und Ressourcen entlasten, sondern noch dazu schnelle Digitalisierungserfolge garantieren. Es gibt keine Ausrede mehr: Aufschieben war gestern, heute ist Anpacken angesagt.
Auch im kommenden Jahr werden sich Unternehmen insbesondere des Mittelstandes gr??eren Herausforderungen gegen?bersehen. Der allgegenw?rtige Fachkr?ftemangel wird eher zu- als abnehmen. Das ist besonders der sich langsam ins Rentenalter verabschiedenden Baby-Boomer-Generation geschuldet. Und w?hrend Personal fehlt, gilt es aber auch weiter, die Kosten zu senken. Dabei lassen sich im indirekten Einkauf sowohl Kosteneinsparungen als auch Ressourcenoptimierung perfekt digital kombinieren, um diesen Herausforderungen zumindest in Teilen entgegenzuwirken. Doch in vielen Unternehmen kommt es zu Abblockverhalten, fast schon Resignation, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Insgesamt h?lt sich hartn?ckig das Bild, dass solche Digitalisierungsbestrebungen nur mit hohem finanziellem und personellem Aufwand erreicht werden k?nnen – ein Trugschluss. Statt Engagement herrscht im Mittelstand Prokrastination. Dabei h?tten sogenannte E-Procurement-Plattformen wie beispielweise simple system einfache und bequeme, also mit wenig Aufwand verbundene Digitalisierungsl?sungen f?r den Einkauf zu bieten. Das sind “low hanging fruits”, leicht zu erreichende Erfolge, um einen schlanken Fu? in die T?re der Digitalisierung zu bekommen.

Eine Anbindung f?r alle Warenwirtschaftssysteme
Es herrscht zuweilen noch der Irrglaube, dass die Anbindung eines E-Procurement-Systems mit viel Aufwand verbunden w?re. Diese Fehlannahme r?hrt oft daher, dass Unternehmen meinen, sie m?ssten daf?r eine dedizierte IT-Infrastruktur schaffen. Sobald ein Warenwirtschaftssystem mit digitalem Ein- und Ausgang vorhanden ist, das elektronische Nachrichten empfangen kann, ist jedoch die Grundvorrausetzungen f?r eine Anbindung schon gegeben! Je nach Unternehmensbedarf kann dann noch die passende Anbindungsform gew?hlt werden, um die E-Procurement-Plattform optimal an die vorhandenen Gegebenheiten anzudocken. Hier besteht die folgende Wahlm?glichkeit:

1.Zugriff ?ber die Weboberfl?che
Die einfachste L?sung ist der Zugriff auf die E-Procurement-Plattform ?ber eine einfache Weboberfl?che. F?r Mitarbeiter ist diese Anbindung denkbar intuitiv, denn sie spiegelt g?ngige Webshop-Oberfl?chen wider, die sie beispielweise vom Onlineshopping im Privatbereich bereits kennen. ?ber eine Suchleiste k?nnen per Keyword die ben?tigten Materialien gesucht, Preise verschiedener Anbieter verglichen und anschlie?end Produkte im Warenkorb abgelegt und bestellt werden. So bleibt der gesamte Bestell- und Genehmigungsprozess innerhalb der Plattform, die die entsprechenden Abteilungen zum Beispiel via E-Mail ?ber ausstehende Freigaben informiert. Bestellungen m?ssen dann gegebenenfalls noch in das eigene ERP ?bertragen werden.
2.Anbindung an das firmeneigene ERP
Noch einfacher und bequemer geht es ?ber eine direkte Anbindung an das firmeneigene ERP. Mit minimalem Aufwand wird eine Verbindung zwischen ERP und E-Procurement-Plattform hergestellt. Mitarbeiter greifen ?ber das interne System auf die Oberfl?che der E-Procurement-Plattform zu. Der Bestellprozess l?uft weiterhin simpel und intuitiv ab, nur dass das Programm BANF und Bestellungen direkt im ERP hinterlegt und Genehmigungsprozesse sofort durchgeleitet werden. Das entlastet vor allem Besch?ftigte im Einkauf, die sich stattdessen strategischen und wertsch?pfenden Aufgaben widmen k?nnen.

Kostenoptimiert und ressourcenschonend
Nach erfolgreicher Anbindung eines E-Procurement-Systems profitieren Unternehmen umgehend von den digital beschleunigten Prozessen im indirekten Einkauf. Anstatt dass, wie in vielen familiengef?hrten Unternehmen des deutschen Mittelstandes noch ?blich, die Chefetage jede Bestellung h?ndisch genehmigen muss, gibt es daf?r nun automatisierte Prozesse sowie die M?glichkeit vordefinierter Limits. Dadurch k?nnen auch Mitarbeiter au?erhalb der Einkaufsabteilung direkt zur Bestellung des ben?tigten Materials bef?higt werden, was die Bindung interner Ressourcen im Einkauf aufhebt und zu weiteren Entlastungen f?hrt. Das verschafft Unternehmen insbesondere in Zeiten des Fachkr?ftemangels, wo Nachwuchskr?fte rar ges?t sind, einen strategischen Vorteil!

Entscheidungshoheit verbleibt im Unternehmen
Unternehmen behalten auch bei der Bestellung ?ber eine E-Procurement-Plattform stets die Entscheidungshoheit und k?nnen weiterhin ihre Haupt-Lieferanten favorisieren, um bestehende Kunden-Lieferanten-Beziehungen weiter zu vertiefen. Dar?ber hinaus profitieren sie von einer gro?en Auswahl an zus?tzlichen Zulieferern. Die tagesaktuellen Preise auf der Plattform sorgen daf?r, immer zum besten Preis-Leistungs-Verh?ltnis einkaufen zu k?nnen.

Schneller Digitalisierungserfolg
Zusammengefasst bietet eine E-Procurement-Plattform also viele Vorteile. Mit wenig Aufwand kann sie direkt an ein bestehendes digitales Warenwirtschafts- oder ERP-System angebunden werden. Unternehmerische Bedenken, dass daf?r eine neue IT-Infrastruktur geschaffen werden muss oder ein langes Einlernen der Mitarbeiter in das neue System notwendig wird, treffen nicht zu. Stattdessen bietet sich Entscheidungstr?gern eine lukrative M?glichkeit, nicht nur interne Prozesse zu beschleunigen und dadurch Kosten zu optimieren und Ressourcen besser zu verteilen, sondern auch schnell einen messbaren und geldwerten Digitalisierungserfolg vorzuweisen. Statt Ausreden zu suchen, hei?t es jetzt, Engagement zu zeigen und die Initiative zu ergreifen, um den Grundstein f?r weitere Digitalisierungsbestrebungen im Unternehmen zu legen.

?ber den Autor
Walter Ahmann ist Prozess- und Integrationsmanager bei der simple system GmbH. Seine Expertise umfasst ?ber drei Jahrzehnte im Bereich Vertrieb, Einkauf und Vertriebscontrolling. Er verf?gt ?ber umfassendes Wissen in der Optimierung von Prozessen, insbesondere im Umgang mit SAP-Produkten und der Teamf?hrung. Vor seiner aktuellen Position war er als Senior Consultant und Consultant im Bereich E-Procurement t?tig. Seine Ausbildung als staatlich gepr?fter Maschinenbautechniker bildet das Fundament seiner vielseitigen Kenntnisse. Die k?lsche Frohnatur, die immer f?r einen guten Witz zu haben ist, lebt heute Erftstadt, Nordrhein-Westfalen. In seiner Freizeit genie?t er mit H?ndin Luna die Natur und verbringt gerne Zeit mit seiner Familie im Garten.

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