Timeboxing – hier zahlt sich Zeiterfassung aus!

Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen hilft Ihre Aufgaben schnell und ohne Ablenkung zu erledigen.

Sie kennen das sicher alle aus eigener Erfahrung. Man nimmt sich etwas vor, will beginnen und pl?tzlich f?llt einem ein, dass man nochmal die E-Mails checken muss, das Konto pr?fen sollte oder einem Kollegen etwas Wichtiges mitteilen m?sste. Und so geht das Eine ins Andere ?ber und die Arbeit, die man eigentlich erledigen wollte, bleibt liegen oder wird nur schleppend erledigt.

Die Wissenschaft kennt dies als Parkinsonsches Gesetz. Der Name hat nichts mit der gleichnamigen Nervenkrankheit zu tun, sondern wurde vom Historiker und Publizist “Cyril Northcote Parkinson” entdeckt. Das Gesetz besagt folgendes: “Arbeit dehnt sich in genau dem Ma? aus, wie Zeit f?r ihre Erledigung zur Verf?gung steht.” Und wenn f?r die zu erledigende Arbeit keine Zeit gesetzt ist, dann dehnt sie sich sehr weit aus.

Hier kommt das Timeboxing ins Spiel. Beim Timeboxing legt man sich selbst einen Zeitrahmen fest, in dem man eine bestimmte Aufgabe erledigt bekommen m?chte. Durch das Festlegen auf einen bestimmten Zeitrahmen wird die Zeit begrenzt und die Arbeit kann sich nicht ins Unendliche ausdehnen. Man legt sich also ins Zeug, um die Arbeit auch in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das h?rt sich erst einmal logisch an. Aber was ist daf?r die beste Zeit und wie lange sollte man f?r ein Thema einplanen?

Die beste Zeit?

Welche Zeit, also vormittags, nachmittags oder abends am besten f?r das Timeboxing geeignet ist, entscheiden Sie selbst. Hier empfiehlt es sich die produktivste Tageszeit zu w?hlen. Das kann bei jedem unterschiedlich sein, und sollte individuell gew?hlt werden. Ein Hinweis auf die beste Zeit, kann f?r Office365 Nutzer Microsoft Viva Insights liefern. Es unterst?tzt mit dem Fokusplan die Timeboxing Methode, indem es Fokuszeiten im eigenen Kalender reserviert. Dennoch sollte Sie sich stets auf die eigene Intuition verlassen, denn niemand wei? besser als Sie selbst, wann Sie leistungsf?hig sind. (URL: https://myanalytics.microsoft.com/?v=focus)

Die beste Dauer?

Die Dauer h?ngt ganz vom Thema ab, welches Sie erledigen m?chten. Hier braucht es eine gewisse Erfahrung, um die richtige Dauer abzusch?tzen. W?hlen Sie die Fokuszeit zu kurz, dann machen Sie sich unn?tig Stress beim Erledigen der Aufgabe. Ist sie zu lang gew?hlt, dann besteht die Gefahr, dass Sie aus dem Flow kommen und die Zeit mit unwichtigen Ablenkungen auff?llen. Als grober Richtwert bieten sich zwei Stunden an. Die meisten Aufgaben, k?nnen innerhalb dieser Zeit erledigt werden, wenn man unn?tige Ablenkungen vermeidet.

Das beste Vorgehen?

Als Vorbereitung f?r eine Timeboxing Session, sollten Sie die Aufgabe, die Sie erledigen m?chten, vorab planen. Denn nur wenn eine Aufgabe gut vorbereitet ist, k?nnen Sie diese auch ohne Unterbrechung abarbeiten. Daf?r sollten Sie alle notwendigen Unterlagen und Inputs von Kollegen vorab besorgen. Danach schalten Sie alle Ablenkungen aus. Dazu geh?ren E-Mails, Firmenchats wie Teams, Slack, Google Chat und auch private Ablenkungen wie Whatsapp, Instagram, Facebook, Twitter und andere. Sie schalten alles aus, was Sie auch nur entfernt von der Aufgabe ablenken k?nnte, die Sie erledigen m?chten. Einschalten sollten Sie hingegen eine Stoppuhr, die die bereits verbrauchte Zeit z?hlt oder die Restzeit herunterz?hlt. Hier bietet sich z.B. die Zeiterfassung TimePunch an, mit dem die Arbeitszeit f?r eine Timebox einfach und schnell getrackt werden kann. So wissen Sie immer, wieviel Zeit Ihnen noch f?r die Erledigung der Aufgabe zur Verf?gung steht. Und dann geht es auch schon los. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe. Sie werden sehen, dass Sie einiges erreichen k?nnen, wenn ihre Zeit begrenzt ist.

Der Flow

Im besten Fall kommen Sie bei dieser Arbeitsweise in den sog. Flow. D.h. Sie gehen ganz in der Arbeit auf und vergessen die Zeit und jegliche Ablenkung um Sie herum. Dies ist der produktivste Zustand, den Sie erreichen k?nnen. Alles f?llt Ihnen leicht und der K?rper sch?ttet Gl?ckshormone aus. Jetzt entscheidet sich, ob Sie harte Timeboxen oder weiche Timeboxen bevorzugen.

Weiche oder harte Timeboxen

Bei harten Timeboxen h?ren Sie auf, wenn es am sch?nsten ist. Nach der vorher festgelegten Zeit zum Ende der Timebox, verlassen Sie den Arbeitsmodus und g?nnen sich eine Pause. Im Idealfall ist die Aufgabe jetzt erledigt. Das Gef?hl etwas erreicht zu haben, wird Sie erf?llen.

Wenn Sie weiche Timeboxen bevorzugen, dann nutzen Sie den Flow und arbeiten so lange weiter, wie Sie auf der Welle des Gl?cks reiten k?nnen, oder die Aufgabe erledigt ist. Aufh?ren sollten Sie aber in jedem Fall, wenn Sie feststellen, dass ihre Konzentration nachl?sst, oder Sie sich selbst mit Belanglosigkeiten ablenken.

Anf?nger, die noch keine Erfahrung mit Timeboxen haben, sollten mit harten Timeboxen beginnen. Diese sind zum Beginn einfacher zu handhaben, da man den Zeitpunkt, wenn der Flow abreist nicht verpassen kann.

Fazit

Wenn Sie das Gef?hl haben, Aufgaben vor sich her zu schieben und Ihnen die Kraft fehlt, eine Aufgabe abzuschlie?en, dann probieren Sie die Timeboxing Methode aus. Je besser die Vorbereitungen f?r eine Timeboxing Session sind, desto h?her ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Aufgabe in der vorher festgelegten Zeit erledigen k?nnen. Erledigte Aufgaben st?rken das Selbstvertrauen und geben Kraft f?r die n?chsten Timeboxing Sessions.

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