Corona ver?ndert die Betriebsausgabe “Weihnachten”
Freiburg, 10. Dezember 2020 – Weihnachten im Corona-Jahr 2020 ist anders, f?llt aber nicht aus. Dieses schwierige Jahr hat allen viel abverlangt, deshalb wollen Arbeitgeber*innen jetzt den Mitarbeiter*innen besonders gern Anerkennung zollen und Freude bereiten. Das geht auch online und ist nicht einmal schwierig zu organisieren: Auch hier gilt: Die Regeln f?r steuerfreies Schenken und Feiern sind vom Finanzamt weiterhin eng gesteckt. Softwarehersteller und Steuerexperte Lexware zeigt das Wichtigste im ?berblick.
Normalerweise geh?rt die allj?hrliche Weihnachtsfeier zu den Highlights f?r die Belegschaft, aber in diesem Jahr m?ssen die Feste pandemiebedingt ausfallen. Um trotzdem feierlich zusammen zu kommen, entscheiden sich viele f?r Online-Meetings und senden ihren Mitarbeiter*innen daf?r vorab P?ckchen zu. Die Event-Branche hat sich auf die Pandemiesituation eingestellt und bietet eine Vielzahl kreativer L?sungen: Von Geschenken bis zu virtuellen Feiern f?r Unternehmen jeder Gr??e und f?r jedes Budget ist alles dabei. Die Auswahl reicht von einfachen Snack-Boxen mit Maroni, Gl?hwein und Nikolausm?tze bis hin zu festlichen Gourmet-Paketen mit Drei-G?nge-Men?s, die kochfertig und mit einer Flasche gutem Wein oder Sekt geliefert werden. Wenn das Team dann zu einem bestimmten Zeitpunkt per Videokonferenz zusammen kocht, plaudert und genie?t, wird es doch noch eine Feier: mit Abstand, aber gemeinsam.
Auch die virtuelle Weihnachtsfeier ist lohnsteuerfrei
Auch die virtuelle Form der Weihnachtsfeier liegt als Betriebsveranstaltung im eigenbetrieblichen Interesse von Arbeitgeber*innen und ist deshalb lohnsteuerfrei. Doch bei dieser L?sung m?ssen die Organisierenden im Unternehmen Vorsicht walten lassen: Sobald die H?chstgrenze von 110 EUR an Zuwendung pro Arbeitnehmer*in ?berschritten ist, muss der ?bersteigende Betrag versteuert werden. Die 110 Euro gelten pro teilnehmendem/r Arbeitnehmer*in; sobald ein/e Partner*in dabei ist, ordnet das Finanzamt die Kosten der Begleitung auch dem/r Arbeitnehmer*in zu. Hier sollten Unternehmer also aufpassen, dass dadurch nicht die 110-EUR-Grenze ?berschritten wird! Deshalb sind nicht nur die Organisierenden der Weihnachtsfeier vor dem Fest gefordert; auch die Buchhaltung geh?rt f?r die perfekte Planung mit ins Boot.
Steuerlich ausschlaggebend f?r die Weihnachtsfeier ist zun?chst, dass Arbeitgeber*innen die Zuwendungen im ?berwiegend betrieblichen Interesse erbringen. Dazu geh?rt, dass nur Arbeitnehmer*innen (und gegebenenfalls ihre Partner*innen) teilnehmen, die Veranstaltung allen Betriebsangeh?rigen offensteht und die Teilnahme dokumentiert wird. Das Finanzamt fasst hierbei den Begriff “Arbeitnehmer” weit und l?sst zu, dass beispielsweise auch ehemalige Mitarbeiter*innen, Leiharbeitnehmer*innen oder Praktikant*innen an der Betriebsfeier teilnehmen d?rfen.
W?hrend in der Vergangenheit oft viele Mitarbeiter*innen zur Weihnachtsfeier angereist sind, fallen die dieses Jahr Fahrt- und ?bernachtungskosten weg. Diese eingesparten Kosten k?nnen die Organisierenden in eine kreative Form von Weihnachtsspa? investieren: So werden Online Team Challenges beziehungsweise Battles angeboten, es gilt, virtuelle R?tsel zu l?sen, aus Escape Rooms zu entkommen, es gibt Online-Krimi-Dinner und sogar Wein- und Bierproben. Auch Events wie eine gemeinsame Lebkuchen-Werkstatt sind m?glich, wenn fr?h genug gebucht wird. Weihnachtliche Online-Team-Events sind f?r fast jede erdenkliche Belegschaftsgr??e machbar: Virtuelle Quiz werden beispielsweise f?r ein bis 1.000 Teilnehmer*innen angeboten, Tastings f?r f?nf bis 500 Personen, Krimi-Dinner f?r sechs bis acht Personen und Lebkuchen-Workshops f?r zehn bis 150 Teilnehmer*innen.
Damit sich die Betriebsveranstaltung f?r die Arbeitgeber*innen in steuerfreien Grenzen h?lt, m?ssen die Ausgaben im Rahmen bleiben. Im Prinzip sind alle Aufwendungen anrechenbar, die anl?sslich der Feier entstehen, unabh?ngig davon, ob sich diese einem einzelnen Arbeitnehmenden zurechnen lassen oder nicht. Die gesamten Kosten inklusive eines kleinen Geschenks werden auf alle Teilnehmer*innen umgelegt, um so den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln, der 110 Euro nicht ?bersteigen darf. Dabei handelt es sich um einen Freibetrag – das bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben f?r die Betriebsfeier f?r die Angestellten bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst Kosten oberhalb dieses Betrags sind als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Wird der Steuerfreibetrag ?berschritten oder gibt es innerhalb eines Jahres mehr als zwei Betriebsveranstaltungen, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der individuell entsprechend der eigenen Steuerklasse zu versteuern ist. Allerdings besteht auch die M?glichkeit zur beg?nstigten pauschalen Besteuerung, um die Mitarbeiter*innen zu entlasten. Die Aufwendungen durch die Feier bucht das Unternehmen als “Sonstige betriebliche Aufwendungen”.
Gesch?ftskontakte beschenken, nicht das Finanzamt
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – ganz besonders gilt das auch an Weihnachten. Hier gibt es allerdings einiges zu beachten – sonst freut sich am Ende nur das Finanzamt. Ob und welche Steuerzahlungen f?r Pr?sente anfallen, h?ngt vom Wert der Sache und von den Beschenkten ab. Denn f?r Mitarbeiter*innen gelten andere Regeln als f?r Gesch?ftspartner*innen. Ausnahme sind nur Streuartikel wie Kugelschreiber oder USB-Sticks, deren Anschaffungspreis zehn Euro nicht ?bersteigt. Sie gelten weder als geldwerter Vorteil noch als Zuwendung, und so f?llt keine Versteuerung an.
Damit kleine Freuden nicht zu gro?em ?rger f?hren: Freigrenzen beachten!
Die Kosten f?r Geschenke an ihre Mitarbeiter*innen k?nnen Arbeitgeber*innen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – egal, in welcher H?he. Trotzdem lautet die Richtlinie auch hier: Teure Geschenke m?ssen versteuert werden. Zu Weihnachten k?nnen Arbeitgeber*innen die Regelung nutzen, auch ohne pers?nlichen Anlass (wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) Sachzuwendungen im Wert von maximal 44 Euro im Monat zu verteilen. Weihnachtsgeschenke bleiben (nur) bis zu dieser Summe steuer- und sozialabgabenfrei. Aber Vorsicht: Hier handelt es sich um eine Freigrenze! Das bedeutet: Bekommt ein/e Arbeitnehmer*in auch nur einen Cent mehr im Monat, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Das hei?t, Mitarbeiter*innen m?ssen ihre Geschenke dann zu seinem pers?nlichen Steuersatz versteuern. Damit das nicht nachtr?glich zu ?rger und Frust f?hrt, k?nnen Arbeitgeber*innen daf?r die Pauschalsteuer in H?he von 30 Prozent ?bernehmen. Bei all dem gilt f?r jedes Unternehmen eine Aufzeichnungs- und ?berwachungspflicht: Es muss im Zweifelsfall gegen?ber dem Finanzamt nachweisen k?nnen, dass die Freigrenze in einem Monat nicht ?berschritten wurde.
Die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze f?r Mitarbeiterpr?sente ist auch f?r Gutscheine mit Geldbetrag m?glich, die sich zunehmender Beliebtheit erfreuen. Gutscheine fallen allerdings nur dann unter die 44-Euro-Freigrenze, wenn sie zus?tzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gew?hrt werden. F?r alle Arbeitnehmer*innen, die sich im Rahmen ihrer beruflichen T?tigkeit in diesem Jahr im Kampf gegen das Virus besonders engagiert haben, erm?glicht der Staat zus?tzlich einen steuerfreien Sonderbonus von bis zu 1.500 Euro als Auszahlung oder in Form von Sachleistungen. Mit der Sonderzahlung wird “die besondere und unverzichtbare Leistung von Besch?ftigten in der Corona-Krise” durch ihre Arbeitgeber*innen anerkannt. Auch f?r diesen Sonderbonus sind elektronische Gutscheine einsetzbar.
Geschenke an Gesch?ftspartner – bewusst ausw?hlen
Geschenke an Gesch?ftspartner sollen gleicherma?en die gute Beziehung in der Vergangenheit honorieren und sie f?r die Zukunft sichern. Deshalb wird gerne etwas Wertiges verschenkt – beispielsweise eine Flasche erlesenen Weins. Allerdings: Nur bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person lassen sich Pr?sente an Gesch?ftskontakte als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um den Steuerabzug zu bekommen, m?ssen Geschenk und Empf?nger*in genau in der Buchf?hrung erfasst sein. Das ?berschreiten der Freigrenze von 35 Euro f?hrt auch in diesem Fall zum kompletten Wegfall des gesamten Betrages. Damit die so Beschenkten sich nicht nachtr?glich ?ber zus?tzlichen Kosten ?rgern m?ssen, ist es auch hier m?glich, dass der/die Schenkende diese Betr?ge in Form einer Pauschalsteuer von 30 Prozent ?bernimmt. Lexware r?t, die Beschenkten auf die ?bernahme der Pauschalsteuer hinzuweisen, damit diese das Geschenk nicht nochmals versteuern – denn grunds?tzlich gilt, dass ein/e Empf?nger*in eines Geschenks dessen Wert als Einnahme verbuchen und versteuern muss.
Wer sich an diese Tipps h?lt, kann Feiern und Schenken rund um Weihnachten steuer-sorglos gestalten und auch in diesem schwierigen Jahr zu einem sch?nen Fest beitragen.
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