DUO Collection erreicht mit M-Files und TSO-DATA die gesteckten Digitalisierungsziele

Das Zusammenspiel vom ERP-System Microsoft Dynamics 365 mit dem M-Files DMS verhilft dem Unternehmen zu mehr Transparenz und Effizienz. Gesch?ftsf?hrung und Mitarbeitende sind begeistert von nutzerfreundlicher Schnittstelle und smarter Integration.

Ratingen, 19.9.2023 – M-Files, ein weltweit f?hrendes Unternehmen f?r L?sungen zum modernen Informationsmanagement, berichtet in einer Fallstudie ?ber die erfolgreiche Einf?hrung seiner DMS-Plattform bei DUO Collection durch den Partner TSO-DATA. Mittels des DMS Connectors von TSO-DATA wurde M-Files nahtlos in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert.

Die DUO Collection Import Vertriebsgesellschaft mbH ist ein europaweit agierendes Gro?handelsunternehmen f?r Mitnahme-M?bel. Zu seinen Kunden z?hlen der filialisierte M?bel-Einzelhandel ebenso wie Unternehmen aus dem Online- sowie dem Lebensmittel-Einzelhandel.

Bereits seit 2015 wird DUO Collection im Bereich des ERP-Systems von den Experten vom Business-Systemhaus TSO-DATA betreut. Zum Einsatz kam zum Start der Zusammenarbeit die L?sung Microsoft Dynamics NAV, die im Jahr 2022 erfolgreich auf den Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Business Central aktualisiert wurde. Mit der Durchf?hrung des Updates entschied sich DUO Collection daf?r, die Digitalisierung im Unternehmen weiter auszubauen. Die zeitaufw?ndige manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung, fehlende Transparenz und Ineffizienzen bei der abteilungs?bergreifenden Arbeit an Dokumenten sowie Kapazit?tsgrenzen und Inflexibilit?t des bestehenden File-Server-Systems behinderten die internen Workflows und verlangten nach einer zukunftsgerichteten neuen L?sung.
Nach einer genauen Analyse der Anforderungen und einem Proof of Concept durch die Spezialisten von TSO-DATA kam M-Files mit all seinen Vorteilen zur L?sung der beiden Kernanforderungen zum Einsatz.

Mit M-Files immer die richtigen Informationen

M-Files verkn?pft jedes Dokument metadatenbasiert mit Schlagworten und ordnet es bestimmten Klassen zu. Althergebrachte Ordnerstrukturen werden f?r die Ablage ?berfl?ssig. Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie abteilungs- und l?nder?bergreifend aufgrund ihrer Eigenschaften von den Anwendern gefunden werden k?nnen. Duplikate werden vermieden und alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellen Version des jeweiligen Dokuments.

Automatische Belegverarbeitung bietet Sicherheit und spart Zeit

Um weitere Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, entschied sich DUO Collection dazu, auch den Rechnungseingangsprozess digital abzubilden und so manuelle Fehlerquellen zu vermeiden. Mittels eines von TSO-DATA entwickelten Add-ons kann das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central Dokumente nun automatisch weiterverarbeiten. Das Add-on Document Capture erkennt die relevanten Felder in den digital bzw. eingescannten Dokumentdateien, liest sie mittels OCR aus und gibt die Inhalte zur fachlichen Pr?fung an die entsprechenden Stellen in Business Central.

DMS-Connector – das Zusammenspiel von ERP und DMS

Das reibungslose Zusammenspiel zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem DMS M-Files wird mit dem DMS Connector – einer Eigenentwicklung von TSO-DATA – realisiert. Der DMS Connector ist ein Add-on f?r Microsoft Dynamics 365 Business Central, das M-Files nahtlos in das ERP-System integriert. So ist es m?glich, gescannte Eingangsbelege schnell und einfach per Drag & Drop direkt innerhalb der Oberfl?che von Microsoft Dynamics 365 Business Central in M-Files hinzuzuf?gen. Genauso einfach kann aus Business Central auf bereits vorhandene Dokumente zugegriffen werden, die mit dem Kontakt bzw. den Stammdaten bereits verkn?pft sind. Dadurch ist es f?r den Bearbeitenden nicht n?tig, zwischen mehreren Programmen oder Oberfl?chen zu wechseln. Das spart Zeit und erh?ht gleichzeitig die Effizienz und Zufriedenheit.

“Dass wir nach dem Update unseres ERP-Systems die Chance ergriffen haben, die Digitalisierung des Unternehmens mit Unterst?tzung von TSO-DATA voranzutreiben, war genau die richtige Entscheidung. Reibungslose Prozesse, bessere Zusammenarbeit und h?here Effizienz zeigen uns bereits jetzt, dass wir die richtigen Tools mit dem richtigen Partner einsetzen. Die Umsetzung in weiteren Unternehmensbereichen ist bereits geplant”, fasst Susanne Tolle, IT & Prozessmanagement bei DUO Colllection, den Projekterfolg zusammen.

Die vollst?ndige Fallstudie kann hier eingesehen werden:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

Individuelle Demo der M-Files-Plattform f?r einfaches Dokumentenmanagement:
https://www.m-files.com/de/demo-vereinbaren

Keywords:Dokumentenmanagement, ECM, Microsoft Dynamics 365 Business Central, ERP