ecoDMS Update 21.12 mit künstlicher Intelligenz + neuen Funktionen veröffentlicht

Die Archivierung aller Dokumente, Dateien und Informationen wird mit dem ecoDMS Update 21.12 durch eine KI-Technologie und neuen Archivfunktionen noch komfortabler.

Die ecoDMS GmbH hat f?r das beliebte Dokumenten-Management-System ein brandneues Release Update ver?ffentlicht. ecoDMS Build 21.12 ist gef?llt mit neuen, intelligenten Funktionen f?r die Archivierung von Dokumenten. Ein besonderes Highlight ist die erstmals enthaltene k?nstliche Intelligenz zur Erkennung von Barcodes. F?r die Weiterentwicklung von ecoDMS steht diese hochmoderne KI-Technologie zudem ganz oben auf dem Entwicklungsplan.

Mit der brandneuen KI f?r Barcodes verf?gt ecoDMS von nun an ?ber eine intelligente Technik zur automatischen Erkennung beliebiger Barcodes. Die k?nstliche Intelligenz erkennt Barcodes unterschiedlichster Typen an beliebigen Positionen in einem Dokument. So k?nnen beispielsweise QR-Barcodes, EAN-Codes, schweizer G1-Barcodes und viele mehr von der Software erkannt und ausgelesen werden. Diese KI-Technologie wird in Zukunft noch tiefer in ecoDMS integriert.

X-Rechnungen
ecoDMS beinhaltet intelligente Funktionen um (Papier-) Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen schnell, einfach, sicher und langfristig zu archivieren. Auch die Ablage von codierten X-Rechnungen ist mit ecoDMS von nun an ganz leicht m?glich. Denn ecoDMS erkennt, konvertiert und archiviert jetzt auch X-Rechnungen. Das Dokumenten-Management-System wandelt die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein lesbares PDF um. Au?erdem k?nnen Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS auf diese Rechnungen angewendet werden, so dass man zus?tzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv profitieren kann.

Snapshot 2 Archive
?ber die neue Snapshot-Funktion von ecoDMS k?nnen beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort im Dokumenten-Management-System archiviert werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab. Das Erkennen von Klassifizierungsvorlagen ist an dieser Stelle ebenfalls m?glich.

Benutzer-Sitzungen im Einstellungsdialog
ecoDMS kann individuell f?r Unternehmen und Privatleute eingerichtet werden. So k?nnen ?ber den integrierten Einstellungsdialog zum Beispiel eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen, Ordnerstrukturen mit Zugriffsrechten, individuelle Klassifizierungsattribute, Status etc. erstellt werden. Ab Build 21.12 k?nnen au?erdem Benutzersitzungen verwaltet werden. Administratoren k?nnen nun sehen welche Benutzer aktiv mit dem Dokumenten-Management-System verbunden sind. Angezeigt werden der Benutzername, die verwendete Anwendung wie z.B. Desktop-Client oder Webclient und der Zeitpunkt der letzten Aktivit?t. Optional kann ein Administrator nicht ben?tigte Sitzungen beenden. Auf diese Weise k?nnen gleichzeitige Verbindungen f?r den Login anderer Benutzer freigegeben werden.

Dynamisches Datum bei Klassifizierungsvorlagen
Klassifizierungsvorlagen erm?glichen eine automatische Erkennung, Ablage, Klassifizierung und Berechtigung von Dokumenten. Diese werden ?ber den integrieren Vorlagen Designer schnell und einfach eingerichtet. Intelligente Funktionen weisen den eingehenden Dokumenten in ecoDMS anschlie?end automatisch z.B. das richtige Datum, den passenden Zielordner, die Dokumentenart etc. zu. Mit diesem Update k?nnen Datumsfelder nun dynamisch mit Werten vorbelegt werden. Zur Ermittlung des dynamischen Datums k?nnen zahlreiche Werte f?r das Ausgangsdatum verwendet werden. So k?nnen unter anderem Termine f?r Wiedervorlagen automatisch vergeben werden. Ein Beispiel hierf?r w?re: Wiedervorlage = Archivierungsdatum + 7 Tage. Wird das Datum dynamisch in einer Vorlage hinterlegt, passt ecoDMS den gew?hlten Zeitraum automatisch an. Bei Erkennen der Klassifizierungsvorlage erfasst ecoDMS dann selbstst?ndig den Termin f?r die Wiedervorlage.

Sortierung der Kartenansicht
Die Ansicht der Programmoberfl?che von ecoDMS und die Sortierung der Dokumente kann benutzerspezifisch an jedem Arbeitsplatz eingerichtet werden. So kann z.B. zwischen der modernen Ansicht aller Dokumente in Karten und der konventionellen, tabellarischen Auflistung aller Dokumente gewechselt werden. Die Sortierung der angezeigten Dokumente in der modernen Kartenansicht kann mit dem ecoDMS Update beliebig eingestellt werden. Jedes verf?gbare ecoDMS-Attribut kann f?r die Sortierung der Dokumente als Basis verwendet werden. Die Sortierung ist auf- und absteigend m?glich.

Neue Systemberechtigung
Dokumente k?nnen mit Dritten ?ber das Internet geteilt und so f?r den externen Download bereitgestellt werden. F?r diese Funktion gibt es jetzt eine eigene Systemberechtigung in ecoDMS. Diese kann der Administrator ausgew?hlten ecoDMS-Usern zuteilen. Dar?ber hinaus protokolliert ecoDMS die Nutzung der Funktion jederzeit nachvollziehbar in der Aktivitenhistorie.

Weitere Informationen zum Update gibt es im offiziellen ecoDMS-Changelog. Aktuelle Screenshots der einzelnen Funktionen k?nnen in der Funktions?bersicht auf der ecoDMS-Webseite angesehen werden.

Diese und viele weitere Details zur Software von der ecoDMS GmbH aus Aachen gibt es unter www.ecodms.de.

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